Методы оптимизации бизнес-процессов

В первую очередь, следует выяснить, каких целей необходимо достичь, проводя оптимизацию или реинжиниринг какого0либо бизнес-процесса.

Выражаясь по-другому, сперва определяют задачи, чтобы оптимизация в итоге произвела нужный эффект.

Можно изложить коротко основные методы, которые используются для реализации бизнес-процессов:

  1. SWOT-анализ (выявление более слабых и более сильных позиций бизнес-процесса). Это метод планирования стратегии, который используется для оценивания имеющихся факторов и явлений, оказывающих влияние на деятельность организации либо проект. Факторы, в свою очередь, подразделяются на категории: strengths (сильные позиции), weaknesses (слабые позиции), opportunities (возможные варианты) и threats (риски). Принцип данного способа –обнаружение и нейтрализация/укрепление слабых позиций и минимизация предполагаемых угроз.
  1. Причины-следствия– другими словами диаграмма Исикавы – или «рыбьей кости» или «анализа базовых причин». Это один из существующих инструментов всестороннего оценивания, изучения, замеров и повышения качественного уровня процессов производства. Всего этих инструментов выделяют в количестве семи разновидностей: схема контроля; далее диаграмма Парето; затем гистограмма; еще лист контроля; также диаграмма Исикавы; после расслоение (стратификация); и, наконец, диаграмма рассеяния. Эта диаграмма дает возможность обнаружить основные взаимодействия между разными факторами и скрупулезнее проанализировать изучаемый процесс; помогает обнаружить важные условия, которые наиболее интенсивно влияют на возникновение и усугубление нарисовавшейся проблемы, с тем чтобы предусмотреть и нейтрализовать воздействие данных обстоятельств. Анализирует и обнаруживает проблемные места и уясняет причины их появления, разрабатывает решения для их устранения.
  1. Бенчмаркинг – способ исследования конкурирующего превосходства и преимуществ сторон-конкурентов либо партнеров в общей или смежной сфере с целью изучения и внедрения всего самого результативного. Чем-то схож с промышленным шпионажем, но лишь с разницей в том, что используются только неглубокие наблюдения.
  2. Исследование и усовершенствование по показателям (KPI) – метод основного исследования эффективности – новое повышение планки при достижении намеченных целей, либо пересмотр средств реализации целей в случае неудач, либо постановка иных целей.
  3. Мозговая атака –дискуссия по решаемым проблемам и пересмотр возможных способов их решения, с остановкой на наиболее действенном, который был предложен одним из участников спора.
  4. Методики Lean, «6 Сигма» – устранение недостатков в производстве с последующим повышением производительности.
  5. Изменение и просчет фрагментной структуры – уменьшение или увеличение фрагментов бизнес-процесса. Изучает перемещение между подпунктами и организационные разрывы – когда исполнители меняют друг друга при переходах между процессами.
  6. Исследование логичности бизнес-процесса – упразднение недейственных мер, совмещение параллельных процедур, введение данных в запущенную работу, дифференциация ответственности и обоснованных решений. То есть собственно реализация бизнес-процесса, последовательность и взаимодействие его составляющих функций. Для выполнения этого способа рекомендуется привлечь эксперта, в компетенции которого проконсультировать о наиболее эффективной организации бизнес-процесса.
  7. Функциональный стоимостный анализ (ФСА) – выход на самую большую функциональность предприятия с минимальными вложениями для продающей и покупающей сторон. А именно для расчёта и уменьшения затрат на процессы. Сюда входит определение параметров стоимости и единиц измерения имеющихся ресурсов; сопоставление этих количественных и качественных параметров затраченных ресурсов на соответствующие процессы; выполнение расчета стоимости соответственно полученным данным.
  8. Метод динамического построения модели – воспроизведение на компьютере в виде действующей модели функционирования людей и применяемых технологий, что использовались в реинжиниринге. Четыре этапа модели – планирование, запуск, рассмотрение результата, оценка альтернативных схем. Результативный способ при условии наличия конкретных и актуальных данных для моделирования.
  9. Просчет и анализ длительности и трудоёмкости – для вычисления нужного количества сотрудников в компании и равномерности нагрузки между ними. Улучшается оргструктура и регулируется численность персонала.
  10. Анализ основы разграничения ответственности – прорисовка и визуализация схемы организации (составные подразделения, звенья и пр.) и расстановка задач между ними.
  11. Анализ автоматизирования процесса – состоит из этапов разработки детализированных систем организации с ИТ-функциями; формирования взаимосвязи бизнес-функций с ИТ-функцией; анализа степени автоматизации; разработки дальнейшей автоматизации.

Для выбора самого подходящего решения по усовершенствованию бизнес-процесса вводятся в работу как все методы целиком, так и раздельно. Играют роль желаемые результаты и количество информации для анализа.